Melhoria de Processos: Faça já e Aumente a Lucratividade da Empresa

Seguir as etapas definidas no plano de melhoria dos processos é fundamental para atingir os resultados pretendidos pela empresa.

Redução de custos e do tempo de execução dos processos, melhoria da qualidade do produto final e aumento da produtividade geral, são as expectativas principais dos executivos quando iniciam um projeto de melhoria de processos. 

Acompanhe!

Por que as empresas devem focar na melhoria de processos?

Independentemente do que sua organização faça, há uma boa chance de que seus processos de negócios não sejam tão eficientes como poderiam ser.

A maioria das empresas é muito passiva em relação a seus processos, mantendo um: “Porquê me preocupar com algo que está funcionando?”.

Como resultado desta postura, não é dado o foco adequado à melhoria do processo o que pode levar a gargalos operacionais, mau atendimento, baixa taxa de satisfação dos clientes, perda de clientes, aumento de custos, etc. 

Como estabelecer um plano de melhoria de processo?

Existem várias etapas envolvidas na criação de um plano de melhoria de processo, a saber:

Etapa 1 – Selecione o processo a ser melhorado

Avalie com muito carinho os processos que fazem parte da cadeia de valor do cliente. Sugerimos iniciar por esses pois devem trazer resultados significativos para a companhia.

Relacione todos os motivos que justifiquem a escolha do processo.

Identifique o objetivo principal da melhoria. Desta forma, será possível avaliar se os resultados foram atingidos quando da implantação da nova versão do processo.

Etapa 2 – Defina uma equipe dedicada a fazer a melhoria do processo.

Não se esqueça de envolver os usuários do processo deste o início da jornada. Como resultado, a qualidade da análise será maior, além de evitar ou minimizar eventuais resistências no momento da implementação das mudanças no processo. 

Etapa 3: Escolha o padrão de notação que será utilizado para desenhar o processo.

Caso você tenha intenção de automatizar o processo, a notação recomendada é a BPMN (Business Process Model and Notation). Caso contrário, poderá utilizar uma notação mais simples, padrão de fluxograma.

Etapa 4: Defina qual a ferramente online que será utilizada.

Existem várias gratuitas. Exemplos: Bizagi Modeler, Aris Express, Heflo, LucidChart, Fluxograma,etc.

Etapa 5: Defina prazos para finalização do desenho do processo.

Evite entrar em detalhes muito minuciosos que alongam demais o desenho do processo, além de dificultar a identificação de melhorias e implantação.

Etapa 6 – Mapear o processo

Inicie o mapeamento para ter uma visão panorâmica do processo.

Como resultado você poderá ver como cada atividade é executada dentro do processo. Você também pode começar a identificar pontos que podem parecer fracos , deficientes ou de gargalos.

Etapa 7: Analisar o processo mapeado.

O grande desafio aqui é tornar o processo mais eficaz e eficiente. Exemplo de perguntas que devem ser feitas:

As entradas e saídas do processo são confiáveis? Existe alguma insegurança em relação às informações, documentos e produtos gerados e recebidos no processo? 

Existe alguma atividade que seja desnecessária, que esteja sendo executada sem algum motivo aparente, e que possa ser eliminada ou reduzida sem prejuízo ao processo?

Quais atividades são críticas aos clientes do processo? Elas podem ser melhoradas ou otimizadas de alguma forma?

Existem etapas no processo que estão demorando mais do que deveriam?

Há tarefas que poderiam estar sendo realizadas em paralelo ou ter sua sequência alterada para reduzir tempo de execução total do processo?

Há algum ponto do processo, atividade específica ou sequência de atividades que possuam grande incidência de erros ou retrabalho? Tem como melhorar a atuação ou o controle sobre elas?

Há alguma atividade que não esteja clara, que necessite de um maior detalhamento, ou até ser desdobrada em mais atividades, devido à sua complexidade ou importância?

Os controles estabelecidos (indicadores ou outros) atendem ao que se propõem? São suficientes, eficazes e efetivos, ou há outra forma melhor de se apurar e controlar os resultados do processo?

Etapa 8: Redesenhar o processo

Após identificar as deficiências no antigo processo, o próximo passo é descobrir como alterá-lo. Naturalmente, isso depende muito de cada situação e não existe um solução única mas, existem algumas práticas recomendadas que poderão ser seguidas:

Defina o escopo exato das mudanças. Você precisa saber exatamente o impacto que sua solução causará na empresa. Caso contrário, você estará se expondo a riscos que poderiam ser evitados.

Escolha as métricas corretas para comparação. Como resultado você poderá comparar seu novo processo ao antigo em termos de eficiência, para que possa saber empiricamente se é melhor ou não.

Elabore um plano de ações com todas as atividades, responsáveis e prazos necessários para implementar o processo.

Etapa 9: Implementar o novo processo

A implementação é uma etapa crítica para o sucesso de uma iniciativa de melhoria de processos. Se algo der errado, a empresa pode perder mais do que perdia quando o processo era ineficiente.

Siga alguns passos para ter uma implementação bem sucedida:

Estabeleça um plano de comunicação da mudança.

Implemente as alterações em pequena escala para mitigar os riscos. A cada implementação faça comparações com o processo original.

Utilize a técnica do PDCA: (Plan(Planejar), Do(Executar), Check(Verificar) e Action(Agir). Se os números não estiverem conforme planejado, revise o processo novamente e ajuste-o quantas vezes forem necessárias, até que os objetivos sejam atingidos.

Esperamos que este post tenha sido útil e ajudado na construção da sua tomada de decisão.